La digitalizzazione dei processi è condizione essenziale per gestire in maniera veloce e automatica molte pratiche che senza l’ausilio della tecnologia richiederebbero, per essere portate a termine, un’ingente quantità di tempo ed energie. Il mondo del lavoro, soprattutto per chi si occupa della gestione del personale, non può dunque fare a meno dell’adozione di software che possano snellire e rendere più efficiente la tipica giornata lavorativa.
I Software HR sono dunque indispensabili per coordinare al meglio le richieste di ogni dipendente e, allo stesso modo, un sistema agile che permette ai lavoratori di organizzare e controllare anche a distanza ed in qualsiasi momento il proprio operato.
Cosa sono i Software HR
Le abilità di questi specifici software sono variegate e calibrate a seconda delle esigenze delle singole imprese. I tool sui quali fare affidamenti sono combinabili tra di loro, in modo da avere un portale su misura e ogni qual volta nascono nuove necessità. In generale, attraverso tali strumenti il settore delle risorse umane è in grado di coordinare molto attività quotidiane basate sulla gestione dei dipendenti. Nello specifico, queste funzioni in gergo vengono identificate con il nome di HR suite dei dipendenti, poiché sono appunto basate interamente su strumenti a loro dedicati.
I vantaggi sono promettenti. Otto ore di lavoro giornaliere possono sembrare davvero tante ma nella pratica spesso non ne basterebbero neanche quattordici. I processi ripetitivi e meccanici, soprattutto noiosi, che quotidianamente si è chiamati a svolgere possono essere facilmente gestiti da software specifici. Ecco che il tempo guadagnato potrà essere impiegato in progetti più funzionali e stimolanti, in grado di generare valore e benessere per l’intera azienda. Anche il rischio di commettere errori si abbassa notevolmente, sia sul lato normativo che contabile. Quante volte nelle buste paga non vengono correttamente inserire le ore dei permessi retribuiti o le timbrature non rispecchiano gli orari effettivi del lavoro svolto? Attraverso la digitalizzazione ogni informazione viene automaticamente registrata e riportata esattamente nelle sezioni di competenza così da non dover inserire manualmente una mole importante di dati.
Le funzioni più utilizzate
Come detto, la scelta in merito alle funzioni da integrare nel software dipende molto dalle necessità aziendali, ricamate anche sulle esigenze dei dipendenti. Ci sono però alcuni strumenti che riescono ad accomunare e accontentare i bisogni della gran parte delle imprese.
Registrazione presenze
Attraverso questo strumento si potranno tenere sotto controllo le timbrature di ogni singolo dipendente. Un modo semplice e veloce per registrare le presenze e timbrare sia in ufficio che da remoto, nel caso in cui i lavoratori stiano lavorando in smart working. Le risorse umane e gli stessi dipendenti potranno avere libero accesso al cartellino timbrature così da verificare anomalie, ore di permesso o straordinario.
Inserimento richieste
L’inserimento di richieste come premessi, ferie o cambi turno possono essere immesse da parte dei dipendenti semplicemente accedendo alla propria pagina personale. Le richieste sono poi immediatamente inviate al responsabile incaricato all’approvazione o meno delle stesse che potrà renderne noto l’esito sempre attraverso il software. Spariscono così tutti i documenti cartacei da dover compilare e consegnare a mano per comunicare variazioni di turno, rendendo lo svolgimento del lavoro più lineare e dinamico. Ideale per cambiamenti repentini in merito all’organizzazione delle giornate lavorative.
Processi di onboarding
I processi di onboarding riguardano tutte le pratiche riguardanti l’assunzione e l’inserimento di nuovi dipendenti in azienda. I compiti che il reparto delle Risorse Umane è chiamo a svolgere sono davvero articolati e per tanto non possono essere improvvisati. Occorre organizzare e pianificare una specifica strategia per identificare le azioni adatte ad attrarre e trattenere i talenti migliori nella propria azienda. Attraverso il programma di onboarding sarà possibile gestire corsi di formazioni, controllare la parte amministrativa e stilare una checklist di tutte le attività previste per l’inserimento del nuovo arrivato di cui lo stesso potrà prendere visione.
La comodità per ogni tipo di azienda
I Software HR possono essere facilmente implementati sia da piccole che grandi aziende. Da un lato le grandi aziende hanno la necessità di organizzare al meglio il lavoro ed i dati dei propri dipendenti nel minor tempo possibile, mentre dall’altro, le piccole imprese necessitano di un supporto tecnologico per non pesare eccessivamente sui costi aziendali come, ad esempio, per l’esternalizzazione di alcune funzioni. L’HR suite dei dipendenti diventa così la rivoluzione dei processi e delle pratiche aziendali per il benessere dei lavoratori e la loro produttività.
